Jednolity system do zarządzania zasobem w ZGM

2026-02-24, Zakład Gospodarki Mieszkaniowej

Zakład Gospodarki Mieszkaniowej wdraża zintegrowany system do obsługi zasobu. Będzie to z korzyścią dla samego zakładu, ale i dla mieszkańców.

Fot. pixabay.com

- Miniony, 2025 rok stanowił kontynuację rozpoczętego w roku poprzednim procesu wdrażania nowego, zintegrowanego systemu informatycznego. W ramach tego procesu następuje stopniowe odejście od dotychczas wykorzystywanych, rozproszonych narzędzi i programów, na rzecz jednego, spójnego systemu zintegrowanego – mówi Paweł Nowacki, dyrektor Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej.

Oznacza to, że obecnie wdrażany system ma na celu nie tylko usprawnienie pracy, lecz przede wszystkim zapewnienie przyjaznych i intuicyjnych rozwiązań dla naszego mieszkańca.

Wszystko w jednym

Dotychczas w ZGM funkcjonowało kilkanaście różnych systemów i programów wspierających realizację zadań. Przykładowo, w dyrekcji ZGM ewidencja księgowa prowadzona była w innym systemie finansowo-księgowym niż w jednostkach zewnętrznych, które korzystały z odrębnego systemu finansowo-czynszowego.

- Jednakże systemy te nie były ze sobą zintegrowane, co utrudniało przepływ danych i efektywne zarządzanie – wyjaśnia Paweł Nowacki.

CZYTAJ: Rozwój komunikacji miejskiej zamiast parkingów buforowych

Takie uporządkowanie ma na celu przede wszystkim usprawnienie pracy oraz obiegu dokumentów. Kolejnym etapem będzie uzupełnienie danych dotyczących administrowanych budynków i lokali, co umożliwia nowe oprogramowanie, a także wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wewnętrznych.

- W związku z tym rezygnujemy z kilkunastu dotychczas wykorzystywanych programów wspierających bieżącą pracę na rzecz jednego, zintegrowanego systemu, który pozwoli na sprawne i efektywne realizowanie poszczególnych procesów. Zmiana ta wynika również z konieczności dostosowania się do zmieniających się przepisów prawa narzucanych przez ustawodawcę – mówi dyrektor ZGM.

Co ma z tego mieszkaniec?

Nowe rozwiązanie będzie przyjazne i łatwo dostępne dla mieszkańców. Przede wszystkim, za pośrednictwem e-BOK oraz aplikacji na urządzenia mobilne możliwe będzie sprawdzanie aktualnego wymiaru czynszu oraz salda finansowego. Dodatkowo uproszczony zostanie proces zgłaszania usterek i awarii, co znacząco przyspieszy obieg informacji pomiędzy mieszkańcami a ZGM oraz umożliwi szybsze reagowanie podmiotów odpowiedzialnych za obsługę techniczną nieruchomości.

Ułatwiony zostanie również dostęp do dokumentów. Mieszkańcy będą mieli możliwość wglądu do uchwał, protokołów oraz rozliczeń mediów, a także do aktualnych zawiadomień o wysokości opłat.

– Ten system daje nam znacznie szersze możliwości przekazywania kompleksowych informacji naszym mieszkańcom. Dane będą dostępne na bieżąco i każdy będzie mógł sprawdzić je w dowolnym momencie, bez konieczności wykonywania telefonu czy wizyty w siedzibie ZGM lub ADM – podkreśla Paweł Nowacki.

Wystarczy, że będziemy mieć smartfon, tablet lub komputer i wszystkie niezbędne informacje znajdą się w naszym zasięgu.

Kończą się prace

Przygotowania do zakupu nowego systemu rozpoczęto z rocznym wyprzedzeniem, jeszcze przed ogłoszeniem postępowania przetargowego. Prace te polegały na uporządkowaniu bazy danych wraz z jej zawartością w dotychczasowym systemie czynszowym.

Formalnie wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego rozpoczęto w drugim kwartale 2024 roku, po podpisaniu umowy. Obecnie w nowym systemie pracują już pracownicy ZGM oraz trzech jednostek zewnętrznych. W trakcie migracji danych, konfiguracji schematów oraz ustawień dotyczących rozliczeń mediów znajduje się administracja z siedzibą na Zawarciu. Niedawno ruszyły prace wdrożeniowe w ostatniej jednostce obsługującej mieszkańców na osiedlu Słonecznym.

Jak podkreśla Paweł Nowacki, całość wdrożenia ma zakończyć się w kwietniu 2026 roku.

– Jednak patrzymy dalej. Kolejnym etapem będzie uzupełnienie obecnej bazy danych o informacje dotyczące lokalizacji, kondygnacji, struktury oraz infrastruktury towarzyszącej w budynkach i lokalach, tak aby możliwe było szybkie i sprawne pozyskiwanie różnego rodzaju informacji oraz modułu dotyczącego elektronicznego obiegu dokumentów – kończy dyrektor.

ROCH