2025-01-11, Porady
Bezpieczne zarządzanie dokumentami zawierającymi dane osobowe to nieodłączny element funkcjonowania każdej organizacji.
Przechowywanie dokumentów i ich późniejsze niszczenie, muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami oraz chronić dane przed nieuprawnionym dostępem.
Nieprawidłowe działania w tym zakresie mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych, dlatego warto wiedzieć, jak postępować z dokumentacją, by zapewnić jej pełną ochronę.
Poniżej znajdziesz praktyczne wskazówki dotyczące bezpiecznego przechowywania i niszczenia dokumentów oraz rozwiązania, które mogą wspomóc Twoją organizację w tym procesie.
Właściwe niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe to obowiązek wynikający z przepisów prawa, a także element ochrony przed nieuprawnionym dostępem do poufnych informacji. W Polsce obowiązują przepisy RODO, które szczegółowo regulują, jak powinno wyglądać przetwarzanie, przechowywanie oraz niszczenie danych osobowych. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi, w tym karami finansowymi.
Chcesz wiedzieć więcej o konsekwencjach niezabezpieczenia danych? Koniecznie zajrzyj na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow/.
Wyciek danych osobowych może wiązać się z ogromnymi karami finansowymi, które mogą być szczególnie dotkliwe dla firm i organizacji. Zgodnie z przepisami RODO, za naruszenie zasad ochrony danych osobowych grożą kary wynoszące do 10 milionów euro lub 2% całkowitego rocznego obrotu firmy, w zależności od tego, która kwota jest wyższa.
Dodatkowo, utrata zaufania klientów i partnerów biznesowych często prowadzi do rozwiązania umów i ograniczenia współpracy, a to generuje kolejne straty finansowe.
Przechowywanie dokumentów to kolejny element zarządzania informacją. Dokumenty zawierające dane osobowe muszą być przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp osobom nieuprawnionym. W praktyce oznacza to stosowanie odpowiednich zabezpieczeń fizycznych oraz elektronicznych (np. szaf zamykanych, sejfów, czy systemów kontroli dostępu).
Czas przechowywania dokumentów regulują przepisy prawne. Dokumenty kadrowe należy przechowywać przez okres 10 lat, natomiast księgowe – przez 5 lat od zakończenia roku podatkowego. Po upływie wymaganego okresu dokumenty należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
Firmy, które nie są w stanie samodzielnie zapewnić właściwego przechowywania dokumentów, mogą skorzystać z usług zewnętrznych, oferowanych przez profesjonalnych usługodawców, takich jak np. Rhenus Office Systems Poland. Szczegółowa oferta dostępna jest na https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-akt/zielona-gora/. Firma korzysta z zaawansowanych technologii, a wszystkie rozwiązania dopasowuje do indywidualnych wymagań każdego klienta.
Artykuł sponsorowany.W ostatnich latach wzrosło zainteresowanie garnkami z miedzi. Lśniący metal podbija serca uznanych restauratorów i kucharzy amatorów.